Efektif dengan Manajemen Waktu

Beberapa waktu yang lalu ada seorang teman lama yang inbox saya di social media berkaitan dengan anak buahnya yang selalu kacau didalam menyelesaikan pekerjaannya. Salah satu indikasi penyebab kekacauan tersebut adalah kurang mampunya anak buah tersebut di dalam mengelola waktu.

Disiplin dan fokus didalam mengatur waktu bisa mudah untuk dilakukan, bisa pula tidak mudah untuk dilakukan. Bagi orang-orang yang paham akan target kerja yang harus diselesaikan, tingkat konsentrasi yang tinggi, memiliki kecepatan kerja yang tinggi, dan ahli didalam memecahkan masalah serta cepat didalam mengambil suatu keputusan, Mengelola Waktu bukanlah yang sulit bagi orang-orang tersebut. Orang-orang tersebut sudah mampu menyeimbangkan penggunaan antara otak kanan dan otak kiri mereka. Namun bagi orang-orang yang belum mampu menyeimbangkan penggunaan otak kanan dan otak kiri mereka, Manajemen Waktu merupakan hal yang jadi problem buat mereka. Bahkan seringkali yang dialami oleh mereka ketika tiba di kantor saat pagi hari adalah kebingungan berkaitan dengan pekerjaan apa yang harus dilakukan hari ini? Seakan-akan tidak ada pekerjaan sama sekali yang harus dilakukan. Namun ketika waktu semakin berjalan baru mereka tersadar akan pekerjaan yang harus segera diselesaikan, sehingga mereka serasa sebagai manusia paling sibuk sedunia karena waktu yang telah sangat mepet untuk menyelesaikan pekerjaan.

Beberapa hal sederhana yang dapat kita lakukan apabila kita ingin mengelola waktu kerja kita agar efektif adalah :

• Membuat catatan berkaitan dengan aktivitas harian yang dikerjakannya, berisikan daftar pekerjaan yang harus dilakukannya beserta target penyelesaiannya. Catatan tersebut dapat pula menjadi check list bagi kita berkaitan dengan progress pekerjaan kita dan hal-hal apa saja yang telah selesai dikerjakan.
• Melakukan klasifikasi berkaitan dengan prioritas pekerjaan yang harus dilaksanakan.
• Melakukan penjadwalan waktu berkaitan dengan aktifitas pekerjaan, misalnya :

-     Waktu check email, sehingga tidak setiap saat membuka internet hanya sekedar untuk check email.

-     Waktu untuk follow up proyek, baik proyek di internal maupun proyek dengan client.

-         Waktu untuk meeting dengan internal team maupun dengan client.

-         Waktu untuk melakukan pekerjaan yang bersifat administrative.

-       Pembagian waktu didalam menelpon, waktu untuk menelpon client, waktu untuk  menelpon team (berkaitan dengan follow up pekerjaan), waktu untuk menelpon anak atau keluarga, dan pihak terkait lainnya.

-         Melakukan review pekerjaan anak buah (bagi pimpinan).

-         Dan sebagainya sesuai dengan jenis pekerjaan yang disandangnya.

Pada saat melakukan pencatatan berkaitan dengan aktivitas tersebut, seringkali kita dapati apabila pekerjaan yang kita lakukan tidak sesuai dengan jadwal yang telah kita tetapkan. Untuk itu kita harus segera melakukan penjadwalan ulang bekkaitan dengan aktivitas tersebut.

Bagi para pimpinan yang memiliki anak buah yang susah untuk melakukan Manajemen Waktu, hal yang harus kita lakukan adalah pada saat kita memberikan penugasan kepada mereka jangan lupa untuk menyampaikan tenggat waktu atau dead line pengerjaan dan ditengah waktu pengerjaan tersebut pimpinan harus melakukan review berkaitan dengan progress pengerjaan yang dilakukan. Review tidak hanya dilakukan pada saat akhir waktu pengerjaan saja, karena apabila dilakukan pada saat akhir tenggat waktu saja dikawatirkan anak buah kita tidak dengan disiplin melaksanakan pengerjaan tersebut (meremehkan). Karena salah satu penyebab dari melesetnya target pengerjaan dari tenggat waktu yang ada adalah tidak ketatnya pimpinan melakukan review pekerjaan terhadap anak buahnya.

MENGGEBRAK MEJA BAWAHAN, Boleh Kah ?

Beberapa waktu yang lalu saya bertemu dengan salah seorang pimpinan perusahaan farmasi, dari obrolan tersebut tiba-tiba dia mengeluhkan kemampuan beberapa bawahannya yang seringkali menjengkelkannya karena berkali-kali membuat kesalahan dan tidak mengalami perubahan ke arah yang lebih baik. Terkadang dia sampai harus turun ke bawah untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dari bawahannya tersebut, bahkan pekerjaan yang sifatnya administrasi pun dia harus membantu.

Saya bertanya kepada pimpinan perusahaan farmasi tersebut, kenapa bisa seperti itu? Apakah karena sistem yang kurang benar atau kemampuan mereka yang bermasalah? Dia mengatakan kalau kemampuan mereka yang bermasalah, seringkali mereka melakukan kesalahan kerja.

Kemudian saya bertanya lagi kepadanya, “Apa yang anda lakukan bila hal tersebut terjadi ?”  Dia menjawab, kalau seringkali dia harus terjun ke bawah untuk membantu pekerjaan mereka agar pekerjaan mereka cepat selesai. Mendengar jawaban tersebut saya pun bergumam dan berkata kepadanya, “Anda “BAIK” sekali ya… ?” Mendapat sindiran seperti itu, dia pun tersenyum kecut. Dia sadar apabila yang ia lakukan adalah hal yang sebenarnya juga tidak baik karena masih banyak pekerjaan yang harus dia selesaikan, namun dia sendiri juga kebingungan terhadap solusinya.

Selanjutnya saya tanya kembali, “Pernah marah tidak ke bawahan tersebut ?” dia jawab pernah, namun kesalahan kerja tersebut masih sering terulang. Kemudian saya GEBRAK mejanya hingga dia kaget dan bertanya ke saya kenapa saya menggebrak mejanya. “Kenapa Pak, kaget dan shock ya?” tanya saya, dan dengan tersenyum saya bilang ke dia bahwa kalau hal inilah (menggebrak meja) yang harus dilakukan kepada bawahan anda apabila bawahan tersebut berulang kali melakukan kesalahan, bukannya malah membantu dia menyelesaikan pekerjaannya walaupun pimpinan tersebut telah memarahinya. Karena kalau pola tersebut yang dilakukan, maka yang ada dibenak bawahan adalah pasti pimpinan akan membantu dia menyelesaikan pekerjaannya walaupun dengan risiko dimarahi, tetapi pasti tetap akan dibantu.

Merupakan hal yang sah kita menggebrak meja bawahan sebagai shock terapy apabila dia berulang kali melakukan kesalahan atau lamban didalam menyelesaikan pekerjaannya dan bilang ke bawahan agar dia belajar untuk lebih cepat lagi didalam bekerja dan tidak sering melakukan kesalahan kerja, karena hal tersebut akan mengganggu kinerja perusahaann secara keseluruhan. Serta jangan segan-segan untuk mengucapkan akan mengeluarkan Surat Peringatan apabila masih terulang kesalahan yang sama. Ketegasan sikap kita diperlukan agar seluruh proses pekerjaan di perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik. Menggebrak meja bukanlah hal yang tidak sopan untuk dilakukan serta hal tersebut tidak melanggar UU Ketenagakerjaan. Akan lebih tidak sopan lagi apabila pimpinan sering turun tangan untuk membantu bawahan didalam menyelesaikan pekerjaannya, sementara dia sendiri juga memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan. Karena hal tersebut akan memanjakan bawahan untuk tidak pernah mau belajar menjadi lebih baik lagi serta menjadi malas. Sebab yang ada di benaknya adalah pasti akan ada Dewa Penyelamat apabila terjadi kesalahan atau apabila pekerjaan belum selesai. Menggebrak meja bukanlah tindakan kejam, akan tetapi merupakan salah satu tindakan tegas dan sayang terhadap bawahan kita agar dia menjadi pekerja yang memiliki value bagi perusahaan.