Efektif dengan Manajemen Waktu

Beberapa waktu yang lalu ada seorang teman lama yang inbox saya di social media berkaitan dengan anak buahnya yang selalu kacau didalam menyelesaikan pekerjaannya. Salah satu indikasi penyebab kekacauan tersebut adalah kurang mampunya anak buah tersebut di dalam mengelola waktu.

Disiplin dan fokus didalam mengatur waktu bisa mudah untuk dilakukan, bisa pula tidak mudah untuk dilakukan. Bagi orang-orang yang paham akan target kerja yang harus diselesaikan, tingkat konsentrasi yang tinggi, memiliki kecepatan kerja yang tinggi, dan ahli didalam memecahkan masalah serta cepat didalam mengambil suatu keputusan, Mengelola Waktu bukanlah yang sulit bagi orang-orang tersebut. Orang-orang tersebut sudah mampu menyeimbangkan penggunaan antara otak kanan dan otak kiri mereka. Namun bagi orang-orang yang belum mampu menyeimbangkan penggunaan otak kanan dan otak kiri mereka, Manajemen Waktu merupakan hal yang jadi problem buat mereka. Bahkan seringkali yang dialami oleh mereka ketika tiba di kantor saat pagi hari adalah kebingungan berkaitan dengan pekerjaan apa yang harus dilakukan hari ini? Seakan-akan tidak ada pekerjaan sama sekali yang harus dilakukan. Namun ketika waktu semakin berjalan baru mereka tersadar akan pekerjaan yang harus segera diselesaikan, sehingga mereka serasa sebagai manusia paling sibuk sedunia karena waktu yang telah sangat mepet untuk menyelesaikan pekerjaan.

Beberapa hal sederhana yang dapat kita lakukan apabila kita ingin mengelola waktu kerja kita agar efektif adalah :

• Membuat catatan berkaitan dengan aktivitas harian yang dikerjakannya, berisikan daftar pekerjaan yang harus dilakukannya beserta target penyelesaiannya. Catatan tersebut dapat pula menjadi check list bagi kita berkaitan dengan progress pekerjaan kita dan hal-hal apa saja yang telah selesai dikerjakan.
• Melakukan klasifikasi berkaitan dengan prioritas pekerjaan yang harus dilaksanakan.
• Melakukan penjadwalan waktu berkaitan dengan aktifitas pekerjaan, misalnya :

-     Waktu check email, sehingga tidak setiap saat membuka internet hanya sekedar untuk check email.

-     Waktu untuk follow up proyek, baik proyek di internal maupun proyek dengan client.

-         Waktu untuk meeting dengan internal team maupun dengan client.

-         Waktu untuk melakukan pekerjaan yang bersifat administrative.

-       Pembagian waktu didalam menelpon, waktu untuk menelpon client, waktu untuk  menelpon team (berkaitan dengan follow up pekerjaan), waktu untuk menelpon anak atau keluarga, dan pihak terkait lainnya.

-         Melakukan review pekerjaan anak buah (bagi pimpinan).

-         Dan sebagainya sesuai dengan jenis pekerjaan yang disandangnya.

Pada saat melakukan pencatatan berkaitan dengan aktivitas tersebut, seringkali kita dapati apabila pekerjaan yang kita lakukan tidak sesuai dengan jadwal yang telah kita tetapkan. Untuk itu kita harus segera melakukan penjadwalan ulang bekkaitan dengan aktivitas tersebut.

Bagi para pimpinan yang memiliki anak buah yang susah untuk melakukan Manajemen Waktu, hal yang harus kita lakukan adalah pada saat kita memberikan penugasan kepada mereka jangan lupa untuk menyampaikan tenggat waktu atau dead line pengerjaan dan ditengah waktu pengerjaan tersebut pimpinan harus melakukan review berkaitan dengan progress pengerjaan yang dilakukan. Review tidak hanya dilakukan pada saat akhir waktu pengerjaan saja, karena apabila dilakukan pada saat akhir tenggat waktu saja dikawatirkan anak buah kita tidak dengan disiplin melaksanakan pengerjaan tersebut (meremehkan). Karena salah satu penyebab dari melesetnya target pengerjaan dari tenggat waktu yang ada adalah tidak ketatnya pimpinan melakukan review pekerjaan terhadap anak buahnya.